Le Programme des coûts indirects a mené une étude portant sur diverses ententes conclues avec des établissements affiliés relativement au partage des subventions de coûts indirects afin d'identifier les pratiques exemplaires et de les partager avec les établissements.
Éléments clés d’une entente réussie
Fournir de l’information générale
L’entente avec un établissement affilié offre à l’établissement mère une occasion de transmettre à son affilié de l’information sur le Programme des coûts indirects et ses objectifs explicites. L’établissement mère devrait aussi profiter de cette occasion pour expliquer à son affilié le mode de financement du Programme et la formule de calcul des subventions.
Décrire le contexte
L’entente devrait indiquer clairement la nature de la relation entre l’établissement mère et l’affilié. L’établissement mère fournit souvent divers services de soutien aux chercheurs se trouvant dans les instituts de recherche en santé affiliés et, pour cette raison, conserve en général une partie de la subvention de coûts indirects associés à la recherche de l’affilié. Il est utile de souligner clairement la nature des services fournis par l’établissement mère àchaque affilié, et ce, afin de pouvoir justifier l’affectation convenue. C’est particulièrement essentiel dans le cas d’une entente où l’établissement mère a négocié une répartition différente avec chacun de ses divers affiliés.
Fournir de l’information sur la répartition de la subvention
L’entente devrait contenir les explications relatives à la manière dont la partie de la subvention de l’affilié sera calculée et préciser la proportion de ce montant que recevra l’affilié.
Exposer les conditions
L’entente devrait souligner les rôles et les responsabilités de l’établissement mère et de l’affilié en ce qui a trait à la gestion de la subvention des coûts indirects. Dans les conditions de l’entente, on peut :
- établir à qui revient la responsabilité de déterminer l’emplacement des chercheurs aux fins du calcul de la partie de la subvention attribuable à l’affilié;
- définir les exigences en matière de rapports, y compris un échéancier quant à la soumission de l’information par l’affilié à l’établissement mère aux fins de la demande annuelle de subvention, du rapport sur les résultats et du relevé de compte;
- convenir des délais relatifs au transfert de fonds, de l’établissement mère à l’affilié.
L’entente devrait clairement indiquer la durée pendant laquelle elle demeure en vigueur et les conditions en vertu desquelles elle peut être modifiée.
Inclure en annexe de l’information pertinente sur le Programme
L’établissement mère peut ajouter en annexe à l’entente de l’information détaillée sur les objectifs et les conditions du Programme, notamment la liste des dépenses admissibles et non admissibles.
Facteurs clés d’une relation de travail harmonieuse
Dans le cadre de l’étude menée sur les pratiques exemplaires, les relations qu’entretiennent entre eux les établissements mères et les affiliés ont été examinées, et ce, afin de déterminer les facteurs qui favorisent une relation mutuellement satisfaisante pour les deux parties. Les principaux facteurs identifiés sont la communication et la transparence. Ils vont de pair et contribuent à établir une relation de confiance entre les établissements, qui souvent ont été en concurrence pour obtenir des fonds applicables à la recherche.
L’étude a permis de dégager deux pratiques indissociables que devraient adopter les établissements mères :
- procéder à une vérification annuelle afin de déterminer l’emplacement/la principale affiliation des chercheurs;
- communiquer annuellement à l’affilié la méthode utilisée par les organismes subventionnaires pour le calcul des subventions de recherche.
Dans l’ensemble, ces pratiques aident à s’assurer que le calcul des montants à être transférés par l’établissement mère à l’affilié reflète avec exactitude les fonds de recherche attribuables à ce dernier. En communiquant toutes les données à tous ses affiliés, l’établissement mère leur fournit une occasion de déceler toute erreur et rend transparent le processus de calcul.