Depuis le début du Programme des coûts indirects, le personnel et des consultants examinent les pratiques de divers établissements en ce qui a trait à la gestion des subventions accordées dans le cadre de ce programme.
Nous présentons ci-après certaines des pratiques exemplaires observées. Nous suggérons aux établissements de les adopter.
Confier la conduite du dossier à un cadre supérieur
Désigner un cadre supérieur comme principale personne-ressource de l’établissement facilite les communications internes et les relations externes avec le Secrétariat du Programme des coûts indirects.
En raison de sa participation à la planification générale annuelle de l’établissement, le cadre supérieur est très au fait de l’utilisation stratégique de la subvention et de son impact sur l’environnement de recherche de l’établissement.
De plus, les exigences du programme en matière de rapports requièrent une collecte d’information auprès de divers membres de la communauté des chercheurs. Afin de s’assurer que ce processus se déroule en temps opportun, une personne ayant autorité est la mieux placée pour imposer des échéances.
Favoriser une étroite collaboration entre les responsables de la recherche et ceux des finances
La collecte d’information aux fins du rapport sur les résultats fonctionne à son mieux lorsque les gestionnaires de la recherche et les responsables des finances travaillent en étroite collaboration. Même si le bureau des finances est responsable d’assurer le suivi des chiffres associés aux dépenses liées aux subventions, il revient au bureau de la recherche de fournir l’information descriptive concernant leur utilisation et leur impact.
Il importe d’établir un processus annuel pour répondre aux exigences en matière de rapports et de créer des modèles de rapport simples qui reflètent les cinq catégories de dépenses du Programme des coûts indirects. Il importe aussi que ces modèles soient clairs et faciles à remplir par les responsables des finances et de la recherche.
S’attaquer aux délais en planifiant
Afin de respecter les exigences en matière de déclaration dans les délais appropriés, il est essentiel de préparer un plan de gestion des subventions détaillé. Si l’on établit un échéancier uniforme d’une année à l’autre, les chercheurs et les autres acteurs peuvent facilement se préparer à ce que l’on attend d’eux.
Les plans comportant des délais réalistes permettent aussi d’obtenir des résultats de grande qualité.
Faire une étude sur les dépenses liées au soutien de la recherche
Le processus qui consiste à définir toutes les dépenses associées à des projets de recherche, y compris les coûts indirects, fait ressortir les véritables coûts de la recherche. Il permet d’établir les bases d’une planification stratégique à l’appui de ces projets et des projets à venir. Faire une étude sur les coûts engagés permet aussi aux établissements de déterminer les nouvelles dépenses et les dépenses courantes ainsi que de faire connaître ces résultats au Secrétariat. De plus, une telle étude montre clairement la proportion des coûts indirects que l’établissement peut couvrir au moyen de sa subvention.
Mettre en place un processus de planification et d’approbation pour l’affectation des fonds obtenus
Il est important d’intégrer un plan d’utilisation de la subvention du Programme des coûts indirects au plan de recherche stratégique de l’établissement. Le processus de planification et d’approbation pour l’utilisation des fonds applicables aux coûts indirects peut être précisément lié à la subvention ou faire partie d’un plus vaste processus de budget annuel de l’établissement, mais dans chaque cas, il requiert une consultation auprès des représentants du milieu de la recherche de l’établissement. Après avoir confirmé les besoins des diverses unités impliquées dans la recherche, les décideurs de l’établissement seront en mesure d’établir les priorités quant aux besoins de recherche et d’investir la subvention de manière à en optimiser la valeur.
Communiquer ses décisions aux parties intéressées
Miser sur la communication et la transparence, à l’interne, lorsqu’il est question de l’utilisation des subventions de coûts indirects permet non seulement de tenir les membres de la communauté de l’établissement au courant des décisions en matière de dépenses, mais aussi de les sensibiliser aux coûts de la recherche et aux besoins courants à combler. C’est là une approche particulièrement importante pour les établissements qui gèrent leur subvention de manière centralisée.
Choisir l’un des deux modèles d’affectation suggérés
Le plus grand défi auquel les établissements font face lorsqu’il s’agit de gérer leur subvention de coûts indirects est sa modeste taille, comparée aux coûts réels liés au soutien de la recherche. Les établissements relèvent ce défi en investissant la subvention de façon stratégique et en choisissant un modèle d’affectation qui correspond bien à leur culture de fonctionnement.
Il existe en fait deux modèles permettant d’affecter la subvention de coûts indirects aux dépenses.
La configuration de ces modèles peut varier considérablement d’un établissement à l’autre. Dans les petits établissements, la totalité de la subvention est très souvent gérée de façon centralisée. Dans d’autres, des structures ont été mises en place pour distribuer à l’interne la subvention aux facultés ou à d’autres unités désignées.
1. Utiliser la subvention pour couvrir une partie de toutes les dépenses
De nombreux établissements utilisent la subvention pour couvrir diverses dépenses correspondant à différents besoins. Un établissement peut estimer que le processus annuel qui consiste à passer en revue tous les coûts liés au soutien de la recherche constitue une étape essentielle pour cerner ces besoins.
Après avoir déterminé toutes les dépenses liées aux coûts indirects de la recherche, ne conservez que celles qui sont attribuables à la recherche subventionnée par le gouvernement fédéral. Poursuivez l’exercice en ne retenant que les dépenses qui sont admissibles au Programme des coûts indirects. Vous êtes maintenant en mesure de répartir la subvention à l’ensemble des dépenses admissibles de façon à couvrir une partie de tous les coûts.
2. Affecter la subvention à des dépenses précises
Étant donné la taille des subventions et l’ampleur des coûts liés au soutien de la recherche, il arrive qu’un établissement décide d’affecter la totalité de la subvention à une seule catégorie de dépenses.
Déterminez au point de départ les dépenses liées au soutien de la recherche, puis appliquez la subvention à la couverture de ces dépenses, que ce soit en totalité en partie.
Afin que le Secrétariat du Programme des coûts indirects puisse s’assurer que les établissements utilisent leurs subventions aux fins pour lesquelles elles ont été accordées, et conformément aux politiques et aux lignes directrices du Programme et à leurs propres politiques et lignes directrices, il importe que les établissements conservent des dossiers de comptabilité distincts.
Ces dossiers peuvent faire partie du système de comptabilité générale de l’établissement ou prendre d’autres formes, celle d’un chiffrier Excel par exemple. Ils doivent inclure une ventilation complète des fonds applicables aux coûts indirects ainsi que les dépenses totales par catégorie qui sont couvertes, lesquelles doivent correspondre au montant total de la subvention. Au cours des visites des établissements, des documents complets relativement à toutes les dépenses couvertes par la subvention du Programme de coûts indirects devront être fournis.
Par documents pertinents, on entend :
- la documentation initiale;
- la méthode d’affectation des fonds à l’interne et une justification;
- la documentation concernant l’approbation de la méthode d’affectation et de la justification par les autorités de l’établissement (par ex. le compte rendu des réunions d’approbation ou le document d’autorisation signé).
Les établissements sont responsables de l’autorisation des dépenses liées aux coûts indirects, conformément aux règlements des organismes subventionnaires, aux conditions des subventions et à leurs propres politiques.
L’autorisation certifie que :
- toutes les dépenses réclamées ont été engagées aux fins pour lesquelles la subvention a été accordée;
- les dépenses réclamées n’ont pas fait l’objet d’une demande de remboursement à une autre source.