La reddition de comptes et la mesure du rendement sont au cœur de tous les programmes du gouvernement du Canada. Le Programme des coûts indirects gère ces deux responsabilités en effectuant régulièrement des visites dans les établissements.
La sélection des établissements à visiter repose sur les critères suivants :
- le facteur de risque;
- l’emplacement provincial de l’établissement;
- la taille de l’établissement.
Les visites à risque élevé sont prioritaires. Le risque est dit « élevé » lorsqu’il y a des transferts de fonds à des tiers, comme entre une université et ses hôpitaux de recherche affiliés et/ou des instituts de recherche en santé. Il est également jugé important de visiter des établissements de tailles diverses dans le plus grand nombre de provinces possible.
L’équipe qui visite les établissements est composée de l'agente de programme principale, de l’analyste du rendement ou de l'analyste de programme.
Objectifs des visites
Le Secrétariat surveille la gestion des subventions de coûts indirects pendant les visites des établissements.
La surveillance financière consiste à :
- vérifier l’efficacité des contrôles et des systèmes en place afin de s’assurer que les politiques et les règlements du Programme des coûts indirects sont respectés;
- examiner les dépenses et la méthode d’affectation des fonds afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux lignes directrices du Programme;
- obtenir une rétroaction sur les pratiques de gestion financière du Programme.
La surveillance du programme consiste à :
- échanger de l’information sur les objectifs du Programme des coûts indirects et sur ses lignes directrices;
- établir et maintenir une relation de travail harmonieuse et de collaboration avec les établissements postsecondaires canadiens et leurs affiliés;
- discuter des enjeux et des défis associés au Programme des coûts indirects;
- obtenir une rétroaction sur les politiques et les lignes directrices du Programme.
La surveillance du rendement consiste à :
- justifier les données relatives au rendement fournies par l’établissement au Secrétariat;
- recueillir de l’information supplémentaire sur le rendement du Programme.
Remplir le questionnaire portant sur les visites des établissements
Une fois la date de la visite fixée, le Secrétariat fait parvenir un questionnaire à l’établissement. Ce questionnaire a été élaboré dans le but d’aider les établissements à se préparer à la visite, afin d'éviter que les données soient introuvables quand l’équipe responsable de la visite sera sur place.
Il faut remplir le questionnaire de quatre à six semaines avant la visite afin de permettre au personnel du Programme d’avoir suffisamment de temps pour passer en revue l’information et se préparer à la visite.
Une évaluation à deux volets
Une évaluation qualitative
Le représentant du Programme rencontre d’abord les responsables de l’établissement (et des établissements affiliés, le cas échéant) pour discuter du Programme et de la gestion des fonds. La visite se poursuit ensuite dans certaines des installations de l’université et des établissements affiliés qui ont profité de la subvention. Des données supplémentaires sur les résultats et les impacts du Programme peuvent aussi être recueillies au cours de ces visites.
L’équipe responsable de la visite rencontre aussi le vice-président de la recherche afin d’obtenir une information plus approfondie sur les objectifs stratégiques du Programme, tels que la capacité renouvelée de l’établissement à respecter son mandat, l’investissement stratégique des subventions de coûts indirects pour maximiser l’investissement fédéral dans la recherche universitaire ainsi que la capacité de l’établissement à fournir des installations de recherche de classe mondiale et à rendre attrayant le milieu canadien de la recherche.
Une évaluation quantitative
Les établissements doivent fournir un accès aux dossiers pertinents et à toute autre information liée à la subvention (y compris les fonds transférés aux établissements affiliés) qui peuvent raisonnablement être demandés pendant une visite et répondre clairement et franchement à toute demande d’information du Secrétariat au sujet des dépenses liées aux coûts indirects (voir la rubrique « Conserver les dossiers appropriés et les documents pertinents » de la section « Gestion des subventions »).
L’évaluation quantitative s’effectue selon l’une des deux manières suivantes :
- un examen d’un échantillon de transactions figurant au grand-livre;
- un examen de l’affectation des fonds.
En général, on procède à un examen des feuilles de calcul détaillées qui démontrent :
- comment la subvention a été attribuée à l’interne et aux affiliés en santé, le cas échéant;
- quelle proportion des coûts indirects est couverte par la subvention dans chacune des cinq catégories de dépenses;
- les dépenses réelles engagées au cours de l’année.
Suivi de la visite
Après la visite, le Secrétariat fait parvenir une lettre à l’établissement pour lui faire savoir si les objectifs de la visite ont été atteints ou pas. La lettre souligne aussi les réalisations spécifiques et les pratiques exemplaires observées par l’établissement et ses affiliés. Dans les cas où des faiblesses ont été notées, le Secrétariat formule des recommandations afin que ces faiblesses soient corrigées et exige que l’établissement soumette une réponse dans un délai donné.